هر کدام از ما هدفی برای زندگی‌مان داریم و برای رسیدن به آن هدف، برنامه‌ریزی می‌کنیم. اما نکته مهمی در این میان وجود دارد که معمولا از قلم می‌افتد و آن «اولویت بندی کارها» است. با وجود آنکه داشتن هدف و برنامه ریزی، پایه‌های رسیدن به آرزوهایمان هستند؛ اما اگر نتوانیم کارهایمان را به درستی اولویت بندی کنیم، هرگز نمی‌توانیم آنچه که به عنوان برنامه روی کاغذ آورده‌ایم را در عمل اجرا کنیم. در این گفتار به دنبال راه‌هایی می‌گردیم که اولویت بندی درست را یاد بگیریم. تا انتهای این ماجرا با ما همراه باشید.
استیون کاوی، نویسنده و تاجر
چرا به اولویت بندی کارها نیاز داریم؟
شاید در نگاه اول، صرف کردن زمان اضافه برای اولویت بندی کارها، چیزی جز اتلاف وقت نباشد. اما در حقیقت، این اولویت بندی است که به برنامه شما جهت می‌دهد. اینکه بدانید از کجا باید شروع کنید، ابتدا به کدام کار بپردازید و در مقابل اختلال‌هایی که در اجرای برنامه‌هایتان به وجود می‌آیند چه استراتژی را به کار بگیرید، همه و همه در اولویت بندی کارها نهفته هستند. پس دانستن این مهارت، در کنار برنامه ریزی حرفه‌ای یکی از نیازهای شما به عنوان یک انسان هدفمند به شمار می‌رود.
از قانون پارتو استفاده کنید
«قانون پارتو» (Pareto principle) که معمولا آن را به عنوان قانون «20-80» می‌شناسند به یک نکته مهم اشاره می‌کند و آن این است که تلاش زیاد، باعث موفقیت نمی‌شود. بلکه تلاش هدفمند روی درصد اندکی از کارهایتان شما را به هدف‌هایتان نزدیک می‌کند. بر اساس قانون پارتو، 80 درصد کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید تنها وقت شما را پُر می‌کنند. در عوض، 20 درصد از کارهایتان که زمان بسیار اندکی را برایشان در نظر می‌گیرید مثل یک سکوی پرتاب، شما را به هدف‌هایتان می‌رسانند. اما مشکل اینجا است که ما همیشه روی آن 80 درصد بی‌فایده سرمایه‌گذاری می‌کنیم و به همین دلیل، حتی با وجود برنامه ریزی مشخص، باز هم به کندی جلو می‌رویم. شاید بپرسید: «خب، حالا باید چه کار کرد؟» پاسخ، ساده است. برای این کار باید سه گام زیر را طی کنید:
گام اول: خوب بگردید
شما باید قبل از اجرای برنامه‌هایتان، دست به کار شوید و کندوکاوی اساسی در روند کارهای روزانه خود به راه بیندازید. باید کشف کنید که انجام چه کارهایی شما را به جلو هدایت می‌کنند و چه کارهایی تاثیر زیادی در پیشرفتتان ندارند.
گام دوم: حالا وقت جایگذاری است
بعد از کشف آن 20 درصد طلایی که باعث موفقیتتان می‌شود باید آن را به شکل گستره در برنامه ریزی خود قرار دهید. در واقع شما باید 80 درصد از زمان خود را صرف آن 20 درصد کارهایی بکنید که سکوی موفقیتتان به شمار می‌روند.
گام سوم: زنجیر راه رها نکنید
رمز موفقیت در این مسیر، پیوسته ادامه دادن این فرآیند است. این بدان معنی است که شما باید به صورت مداوم، گام اول و دوم را با توجه به بازخوردهایی که از برنامه خود می‌گیرید تکرار کنید. مثلا اگر در طول اجرای برنامه خود می‌فهمید که کار مهم‌تری هم وجود دارد که می‌تواند درصد رشد شما را افزایش دهد، برنامه خود را بازبینی کرده و آن را در اولویت قرار دهید. شاید حتی متوجه شوید که انجام برخی برنامه‌ها بیهوده هستند و باید آنها را حذف کنید. در هر صورت، فقط زمانی متوجه این نکته‌های طلایی می‌شوید که گیوه‌هایتان را وَر بکشید و وارد میدان شوید.
ناپلئون بناپارت
برای فکر کردن زمان بگذار. ولی هنگامی که وقت اقدام کردن فرا رسید، فکر کردن را کنار بگذار و وارد عمل شو.
اصل پارادوکس انتخاب، پیدا کردن راه در میان بیراهه‌ها
یکی از مشکلات برنامه‌ریزی و گام بعدی آن یعنی اولویت بندی کارها، ناتوانی در انتخاب اولین کار برای انجام دادن است. مثلا ممکن است بر اساس اصل پارتو به 10 کار مهم برسید که انجام دادنشان باعث موفقیت شما در طول یک بازه زمانی می‌شوند. اما این بار مشکل دیگری سر راه راهتان سبز می‌شود و شما را حسابی سردرگم می‌کند. در واقع، شما نمی‌دانید که کدام کار را باید اول انجام دهید. گاهی فشار این موضوع برای عده‌ای آن‌قدر غیرقابل تحمل می‌شود که برنامه خود را کلا کنار می‌گذارند تا ذهن بی‌نوایشان نفس راحتی بکشد. اما این راه‌حل دوام چندانی ندارد. چون اشتیاقتان به موفق شدن باز هم شما را به سمت برنامه‌تان می‌کشاند. در این هنگام، استفاده از اصل «پارادوکس انتخاب» (The Paradox of Choice) می‌تواند شما را از این وضعیت نجات دهد. اما این اصل چگونه کار می‌کند؟ برایتان خواهیم گفت.
طبق اصل پارادوکس انتخاب، باید تا جایی که می‌توانید تعداد گزینه‌های قابل انتخاب خود را کم کنید. بدون تردید، محدودیت‌هایی مانند زمان و انرژی اجازه نمی‌دهند که در طول یک روز به تمام آن 10 کار مهم و سرنوشت‌ساز برسید. پس باید تا می‌توانید تعداد کارها را کم کنید و باقی آنها را به روزهای بعد بسپارید. این بار پرسش تازه‌ای ذهنتان را درگیر خواهد کرد: «بر اساس چه معیاری کارهای یک روز خود را انتخاب کنیم؟» در ادامه این گفتار، چند معیار را برایتان مثال می‌زنیم.
معیار اول: کدام کار را بیشتر دوست دارید؟
علاقه، محرک بسیار قدرتمندی است. به هنگام انتخاب کارهای روزانه خود، اول به سراغ مواردی بروید که می‌دانید به آنها بیشتر از بقیه علاقه دارید. البته پیشنهاد می‌کنیم، همه کارهای مورد علاقه خود را در یک روز انجام ندهید. چون در این صورت، انگیزه کافی برای ادامه برنامه در روزهای بعد را از دست خواهید داد. به کارهای مورد علاقه خود مانند شیرینی‌های رژیمی نگاه کنید که هر روز فقط چند عدد از آنها را می‌توانید بخورید. پس بهتر است چند تا از آنها را برای روزهای بعد نگه دارید. یعنی چیزی شبیه به ضرب‌المثل: «کم بخور، همیشه بخور!» را در اولویت برنامه‌های خود پیاده‌سازی کنید.
معیار دوم: به آینده بنگرید و اکنون را تفسیر کنید
حالا نوبت این است که کارهای خود را از فیلتر مهم زمان‌بندی عبور دهید. برای رسیدن به این مورد باید کارهای خود را با توجه به برنامه زمانی که برای اهداف خود در نظر گرفته‌اید مرتب کنید. در این صورت برنامه شما شامل انجام کارهایی می‌شود که هم به آنها علاقه دارید و هم با برنامه بلند مدتتان همخوانی دارند.
آرتور سی.کلارک، نویسنده
هر ایده جدیدی از سه مرحله عبور می کند؛ اول: نمی‌تواند انجام شود؛ دوم: احتمالا می‌تواند انجام شود، ولی ارزش انجام دادن ندارد؛ سوم: از اولش هم می‌دانستم که ایده خوبی است!
ذهنتان را از خود_درگیری نجات دهید
ذهن انسان، پیچیده، جذاب و پر از چیزهای ناشناخته است. اگر می‌خواهید برنامه‌های خود را به درستی انجام بدهید باید یاد بگیرید که چطور با ذهنتان کار کنید. گاهی پیش می‌آید که به علت بیماری یا رویدادی خارج از برنامه، نمی‌توانید کارهایتان را طبق اولویت‌هایی که برای خود در نظر گرفته بودید پیش ببرید. در این صورت، تکلیف برنامه شما برای روز بعد چه می‌شود؟ افراد مختلف دو واکنش به این ماجرا نشان می‌دهند؛ دسته اول، انجام آن کارها را به زمان دیگری موکول می‌کنند و برنامه خود را طبق چیزی که از قبل آماده کرده بودند پیش می‌برند. دسته دوم، در روز بعد، کارهای باقی مانده از روز گذشته را در اولویت قرار می‌دهند.
از نظر «زیگارنیک» (Bluma Zeigarnik) که مخترع تکنیک
«اثر زیگارنیک» (Zeigarnik effect) است دسته دوم، کار درست را انجام می‌دهند. چون ذهن ما از کارهای نیمه تمام دل خوشی ندارد. در واقع، وقتی شما کاری را نیمه تمام رها می‌کنید، این ماجرا فقط برای شما رها می‌شود. اما ذهنتان در پس‌زمینه، پیوسته به دنبال راه‌حلی برای تمام کردن این کار می‌گردد. پس اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را افزایش دهید، ذهنی توانمند داشته باشید و از انجام کارهایتان احساس رضایت کنید، در صورت گیر افتادن در تله کارهای نیمه تمام، اول به سراغ آنها بروید و زحمتشان را از سر ذهنتان کم کنید. می‌توانید اثر زیگارنیک را در دو گام ساده طی کنید:
گام اول: برنامه را برای ذهنتان کاملا روشن کنید
قبل از انجام کار به ذهنتان اعلام کنید که می‌خواهید فلان کار نیمه تمام را تمام کنید. شاید این کار کمی عجیب باشد اما ذهنتان دستور صادر شده از طرف شما را به روشنی دریافت می‌کند و تمرکزتان را افزایش می‌دهد.
گام دوم: نتیجه را در پرده ذهنتان به تصویر بکشید
حالا وقت آن رسیده که به ذهنتان یک پایان خوش را نشان دهید. برای چند لحظه تصور کنید که کار نیمه تمامتان را تمام کرده‌اید. چه احساسی دارید؟ نفس راحتی می‌کشید؟ خوشحال هستید؟ همه را به ذهنتان نشان دهید. در این صورت، ذهن شما نه تنها به منبع قدرتمند انگیزه‌تان تبدیل می‌شود بلکه موتور تجزیه و تحلیل خود را به راه می‌اندازد تا سریع‌ترین راه را برای رسیدن به این پایان خوش پیدا کند. این حالت مثل این است که یک دستیار شخصی بسیار باهوش را برای کمک به خودتان استخدام کرده باشید. شگفت‌انگیز نیست؟
اولویت‌های خودتان را کشف کنید
روش‌های گفته شده در این گفتار، تنها راه‌های مناسب برای رسیدن به اولویت بندی کارها نیستند. به راه‌هایی که برایتان گفتیم تنها به چشم یک راهنمای ساده نگاه کنید. در حقیقت، هیچ کس بهتر از خود شما نمی‌تواند برای برنامه‌هایتان اولویت بندی بی‌نقصی ارائه دهد. بهترین کار این است که ایده‌های مختلف را بررسی کنید و با آزمون و خطا و بررسی بازخوردهایی که از برنامه‌های خود دریافت می‌کنید، اولویت بندی منحصر به فرد خودتان را بسازید. به قول «ری دالیو» (Ray Dalio) کارآفرین و سرمایه‌گذار آمریکایی: «اگر شکست نخورید محدودیت‌هایتان را کنار نخواهید زد و اگر محدودیت‌های خود را کنار نزنید، نمی‌توانید پتانسیل خود را به حداکثر برسانید.» پس از اشتباه‌هایی که ممکن است در این مسیر مرتکب شوید نترسید. تمام این اشتباه‌ها، درس‌هایی هستند که مسیر درست را به شما نشان می‌دهند. قوی باشید و رو به جلو قدم بردارید.
